2015. január 1-től a 3,5 tonnánál (a szállítóeszköz és a rakomány súlya együtt) nagyobb tömegű gépjárművel végzett közúti fuvarozással járó tevékenységet egy Elektronikus Közúti Áruforgalom Ellenőrző Rendszerben kell regisztrálni. A regisztrálás által egy EKAER szám kerül kiadásra. Az EKAER szám kiadásának tehát az a feltétele, hogy a bejelentésre kötelezett a vámhatóság felé adatot szolgáltasson. Ez a kötelezettség az alábbi esetekre vonatkozik:

• az Európai Unió tagállamából történő beszerzések (Közösségen belüli termékbeszerzés) ;
• az Európai Unió tagállamába történő értékesítések (Közösségen belüli termékértékesítés) ;
• az első belföldi, nem végfogyasztó felé irányuló termékértékesítés

A vasúti, légi és vízi fuvarozásra ez a szabály nem vonatkozik. A kockázatos termékek fuvarozása esetében azonban még akkor is kötelező ennek az előírásnak eleget tenni, ha a fuvarozáshoz használt gépjármű tömege kisebb, mint 3,5 tonna.

Közösségen belüli termékbeszerzés esetén, a címzett köteles az alábbi adatokat bejelenteni még mielőtt a gépjármű Magyarország határát elérné:

1. az eladó vagy feladó neve és adóazonosítója illetve a beszerző vagy címzett neve és adóazonosítója;
2. a felrakodás és a kirakodás címe;
3. a termék adatai: általános megnevezés, VTSZ, a fuvarozott termék mennyisége, értéke vagy ára; adott esetben a veszélyességi bárca.
4. a fuvarozáshoz használt gépjármű forgalmi rendszáma.

Az áru megérkezéskor a címzett köteles bejelenteni a megérkezés időpontját.

Közösségen belül történő értékesítés esetén, az eladó vagy feladó köteles bejelenteni valamennyi fenti adatot és a felrakodás megkezdésének időpontját.

Első belföldi, nem végfogyasztó felé történő értékesítés esetén a feladó köteles bejelenteni a fenti adatokat a felrakodás megkezdéséig, megérkezéskor pedig a címzett köteles bejelenteni a megérkezés időpontját.

A fenti adatok bejelentésével egy EKAER azonosító szám kerül kibocsátásra, amelyet a bejelentésre kötelezett köteles a fuvarozás végzője rendelkezésére bocsátani még a fuvarozás megkezdése előtt. A rendőrség bármikor ellenőrizheti a közutakon és az autópályákon hogy a fuvarozó rendelkezik-e azzal az EKAER számmal, amely egyezik a vámhatóság központi számítógépes rendszerében nyilvántartott adatokkal és a szállított termékek adataival.

A magyar társaságoknak ki kell nevezni az alkalmazottaik közül egy személyt erre a fuvarozási adminisztrációs feladatra. Érdemes egy helyettesítő személyről is gondoskodni arra az esetre, ha a kinevezett személy szabadságon van vagy hiányzik. Ahhoz hogy a kinevezett személy az elektronikus bejelentéseket megtegye és az EKAER azonosító számot megkapja, rendelkeznie kell egy felhasználó névvel és egy belépő kóddal, amelyet az Ügyfélkapunk keresztül tud megigényelni.

További információk hamarosan elérhetők a következő weboldalon: www.ekaer.hu

Még azon társaságoknak is eleget kell tenni ennek az új rendelkezésnek, amelyek rendszeres kapcsolatban vannak nemzetközi fuvarozó társaságokkal. Habár a Magyarországon lévő szállítmányozó cégek tudnak erről az új szabályról, félő, hogy a külföldön lévő szállítmányozó cégek viszont nem, így az adminisztrációs terhek jelentősen növekedni fognak és a bejelentési kötelezettségek a magyar társaságra hárulnak egy Közösségen belüli termékbeszerzés illetve termékértékesítés esetén.